Organiser un séminaire à Paris

25 Avril 2021

Séminaire Paris

Véritables temps forts, les séminaires sont des évènements incontournables qui ponctuent la vie de l’entreprise et de ses salariés tout au long de l’année. Pour les réussir, plusieurs paramètres doivent être pris en compte, en particulier le lieu, l’hébergement et les activités proposées. Mais, à l’ère de la Covid-19, il est aussi indispensable de mettre en place des protocoles sanitaires pour assurer la sécurité de ses collaborateurs.


Pourquoi organiser un séminaire ?

 

Travailler sur un projet commun ? Mettre en place une nouvelle stratégie ? Présenter les objectifs ou la vision de l’entreprise ? Ou tout simplement fédérer ses équipes ? Organiser un séminaire permet de réunir collaborateurs, consultants, managers, dirigeants, responsables des ressources humaines, etc. dans un environnement différent du cadre professionnel classique durant plusieurs jours, à Paris, Lyon, Bruxelles, New-York, ou n’importe où dans le monde ! 

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Les différents types de séminaires

 

Les séminaires d’entreprise peuvent être organisés pour plusieurs raisons. Il en existe plusieurs types, à commencer par le séminaire de formation. En sortant du cadre habituel, le séminaire de travail, pour mettre en place une nouvelle stratégie par exemple, est un excellent moyen de favoriser la réflexion et la créativité. Moins studieux, le séminaire d’intégration permet d’accueillir les nouveaux salariés dans la société de façon originale et décontractée et d’encourager les échanges entre les différents collaborateurs. L’entreprise peut également en profiter pour communiquer sur ses valeurs auprès des nouveaux arrivants. Enfin, le séminaire peut aussi tout simplement être organisé pour motiver ses équipes !

 

Les séminaires permettent de renforcer la cohésion d’équipe

 

Qu’il ait pour but de former, accueillir, travailler ou motiver, le séminaire permet aux collaborateurs d’une entreprise de changer d’air pour réfléchir ou communiquer ensemble différemment. Ces évènements aident à développer et stimuler les performances des équipes mais aussi de créer du lien entre elles. Ils permettent de fédérer les collaborateurs autour d’un projet ou d’objectifs communs et d’ainsi renforcer la cohésion d’équipe et de maintenir le bien-être au travail. En effet, c’est un moyen idéal de se découvrir autrement, dans un cadre moins codifié que celui du bureau par exemple. De plus, c’est aussi l’occasion de rencontrer d’autres collaborateurs de la société qui ne travaillent pas dans les mêmes locaux. Ce peut également être un bon moyen de rassembler certains consultants, commerciaux, travailleurs détachés, impatriés et pourquoi pas même, expatriés, le temps de quelques jours.

 

Avant de partir, découvrez nos 10 conseils aux voyageurs d’affaires ! 

Organiser un séminaire à Paris
Organiser un séminaire à Paris

Les clés pour réussir l’organisation d’un séminaire d’entreprise

 

Au-delà de resserrer les liens entre les équipes, un séminaire, lorsqu’il est réussi, contribue à l’image de la société. Voici 3 critères indispensables à prendre en compte pour organiser un séminaire digne de ce nom !

 

Trouver le lieu idéal

 

Le lieu qui accueillera votre séminaire doit être adapté à la thématique de votre événement. Il doit pouvoir recevoir tous les participants avec suffisamment d’espace pour circuler librement. Pensez aussi aux équipements et au nombre de salles dont vous avez besoin pour mettre en place tous les ateliers prévus. Enfin, afin d’éviter au maximum les déplacements, il peut être judicieux de choisir un lieu dans lequel les activités pourront être organisées, à l’extérieur par exemple, ou dans des bâtiments annexes. Rester sur place facilite grandement l’organisation du séjour ! L'office de tourisme de Paris vous donne de bonnes adresses pour organiser votre séminaire.

 

Proposer un hébergement de qualité

 

Comme lors des voyages d’affaires, l’hébergement est souvent un casse-tête pour les travel managers. Dans les grandes villes, les hôtels de qualité sont souvent trop chers et ne permettent pas de respecter le budget fixé par les Politiques Voyages d’Entreprises (PVE). Mais proposer un logement confortable à ses collaborateurs en mission ou en séminaire est indispensable à la réussite de celui-ci. Pour ce faire, se tourner vers des hébergements alternatifs est une excellente idée. 

 

Location courte durée, appartement meublé, appart-hôtel : ils sont généralement bien situés en ville ou à proximité des lieux d’expositions ou de séminaires. Economiques, ils sont en moyenne 40% moins chers qu’une chambre d’hôtel de même catégorie et ce, avec une surface de plus du double ! C’est idéal pour renforcer encore plus les liens entre les équipes, car les collaborateurs peuvent partager le même logement lors de leur séjour. Ils peuvent alors se réunir dans le salon ou la cuisine équipée de l’appartement meublé tout en gardant leur intimité en profitant chacun d’une chambre individuelle. De plus, ces hébergements sont parfaitement équipés, avec le wi-fi, une imprimante et tout le confort nécessaire pour répondre aux besoins des professionnels en déplacement d’affaires. Trouvez un appart-hôtel à Paris ou une location meublée à Paris pour votre prochain séjour.

 

Vous hésitez encore entre appart-hôtel et location courte durée ? On vous explique les différences entres ces deux types d’hébergements.

 

Prévoir des activités de team building

 

Vous l’aurez compris, le séminaire d’entreprise est là pour créer ou resserrer les liens entre vos collaborateurs. Il doit être un juste équilibre entre travail et loisirs. Proposez des activités et animations ludiques, amusantes qui nécessitent une participation en groupe. Invitez les collaborateurs qui ne se connaissent pas ou n’ont pas l’habitude de travailler ensemble à faire équipe. Sans proposer un trop grand choix d’activités,  essayez néanmoins de susciter l’intérêt du plus grand nombre de vos collaborateurs. Des activités sportives ne plairont peut être pas à tous par exemple !  Soyez créatifs : cours de cuisine, escape game, initiation au yoga : vos collaborateurs ne doivent pas s’ennuyer !

Team building Paris
Team building à Paris

Découvrez notre sélection d’activités à faire lors d’un séjour à Paris !

 

Comment organiser un séminaire au temps de la Covid-19 en toute sécurité ?

 

Il est certain que les meetings professionnels ne se dérouleront plus comme avant l’épidémie de Covid-19, du moins pas dans l’immédiat. Si les rassemblements professionnels et les séminaires d’entreprises se remettront sans doute en route progressivement, ils devront se faire en toute sécurité. Pour cela, il est important que des mesures sanitaires strictes soient mises en place.

 

Le nombre de participants doit être restreint. Éviter les grands rassemblements est une mesure préventive primordiale afin d’éviter la propagation du virus. De plus, selon la taille des locaux qui accueillent le séminaire, il est important d’évaluer le nombre de personnes présentes pour être certain de pouvoir respecter les distances de sécurité entre chacun.

 

Pour éviter au maximum les contacts, oubliez les dossiers papier au profit d’une communication digitale. Par ailleurs, du gel hydroalcoolique devra être mis à la disposition des participants tout au long de l’évènement et le port du masque rendu obligatoire. Par ailleurs, lorsque cela est possible, il est préférable d’organiser ses activités et animations à l’extérieur. On peut aussi imaginer des mesures complémentaires comme la prise de température des participants lors de leur arrivée à l’évènement. Une chose est sûre, les séminaires en pleine pandémie de Covid-19 et post-Covid devront sans doute se réinventer !

 

Nos recommandations pour voyager en toute sécurité à l’ère de la crise sanitaire.